- Como principio general, se recomienda evitar toda clase de prejuicios respecto al perfil personal y cultural, es decir, no dejarse llevar por mitos. La cultura alemana contempla un fuerte reconocimiento de su amplitud social, económica y comercial; basado en ese conocimiento previo, es posible distinguir si el interlocutor alemán se trata de un ejecutivo con predisposición a negociar determinados aspectos de la oferta o propuesta.
- Evitar sentir incomodidad por la prontitud del negociador alemán en tocar los puntos propios de la propuesta, por ejemplo, administrando la programación de reuniones, controlando la agenda de cada reunión, o procurando establecer los límites desde o hasta donde es posible negociar (calidades, estándares, forma de pago, precios).
- Es usual que un ejecutivo alemán procure adquirir materia prima o productos intermedios en lugar de productos terminados. Ante un negociador experimentado y disciplinado como el alemán, se recomienda preparar un discurso donde la calidad del tipo y presentación del producto ofrecido sea el que él espera; ello debe ser el punto de partida. A continuación, se debe procurar discutir elementos de la propuesta uno a uno.
- El precio y la forma de pago bien podrían seguir en la lista. Mostrarse formal, estar seguro de la información que se va a proveer, e identificar aquellos elementos que valora y por los cuales está interesado en negociar permitirán ofrecer ofertas alternas cuidando los intereses de la empresa, brindando solidez a los puntos que se vayan acordando.
Normas de protocolo a considerar:
- Durante el primer contacto, es importante contactarse con el empresario alemán vía telefónica, de la misma forma se debe confirmar a través del correo electrónico. Es fundamental la puntualidad con un empresario alemán; a diferencia de otros países, llegar con 15 minutos de antelación no está mal visto.
- Al presentarse es necesario el uso de “Señor”, seguido del título de su interlocutor y su apellido, además de dirigirse de “usted”. Se intercambia tarjetas al comienzo de la primera reunión, las cuales deben estar en inglés.
- Durante las negociaciones el extranjero es bien recibido por los alemanes. Antes de tocar el tema de negocio, se da una breve conversación en torno al viaje que realizó el extranjero. Se debe contar con argumentos sólidos.
- Durante las primeras reuniones, estas no serán muy prolongadas, una hora como máximo. Al finalizar la reunión es importante agradecer la presencia de su interlocutor y su disponibilidad de escuchar su propuesta. Además, es el momento idóneo para sintetizar los puntos tratados en la reunión.
- En cuanto al código de etiqueta, se acostumbra vestir en traje y corbata, en el caso de los varones y en el caso de las mujeres, trajes de chaqueta.
Algunos datos a tener en cuenta son:
- Puntualidad: Es fundamental llegar puntual a una reunión, e incluso está bien visto llegar con 15 minutos de antelación. El tiempo de transporte en coche puede durar más de lo previsto, avise si va a llegar con retraso. Las reuniones suelen celebrarse entre las 10h y las 16h, evite la hora de la comida (de 13h a 15h) y los viernes por la tarde. No halague a su interlocutor, podría desconcertarle.
- Horarios habituales: Los horarios de oficina suelen comenzar entre las 8 u 8:30 de la mañana hasta las 17:30, con una pausa de tiempo al mediodía para almorzar. Los horarios comerciales suelen empezar muy temprano, desde las 8 de la mañana a las 20 horas, de lunes a viernes. Los sábados el horario es de 8 de la mañana a 16:00.
- Reuniones: El idioma a utilizar es, preferiblemente, el alemán; si usted lo desconoce lo mejor es utilizar un idioma común, el inglés, o bien contratar los servicios de un intérprete. Las tarjetas de visita deberían estar, al menos por una de sus caras, en el idioma alemán.
Las presentaciones que haga en sus reuniones deben estar bien preparadas y documentadas, pues los alemanes analizan con mucho detalle estas cuestiones. Nunca perdonarían una falta de profesionalidad por su parte, y la pérdida de tiempo que ello les hubiera ocasionado.
Aunque son personas de palabra, los acuerdos finales deben ser reflejados en un contrato y firmados. Los regalos no son una costumbre muy extendida, pero si lo hace que no sea de mucho valor. Ellos aprecian el gesto, no el valor del regalo. - Formalidad: Las actitudes alemanas están enfatizadas en el orden y la formalidad, por lo que un acercamiento bien planificado es altamente recomendable.
Es aconsejable vestirse de forma conservadora, o sea, utilizar traje y corbata en las reuniones. En el caso de las mujeres vestir elegantes y discretas. Dirigirse hacia los demás por el apellido o título hasta que a usted se le permita utilizar los nombres de pila.
Los alemanes son muy conscientes de su jerarquía y esperan que usted se maneje con niveles apropiados de respeto. El saludo debe ser solo un apretón de manos. - Comidas de negocios: La cultura de las comidas de negocios está menos extendida que en otros países del entorno. Las comidas de negocios se podrán organizar cuando haya un mayor grado de confianza. Ése será el momento de tratar otros temas más allá de los estrictamente profesionales. Si en el momento de pagar la cuenta usted es invitado por su socio comercial, propóngale visitar su país para devolverle la invitación.
- Negocios: Los hombres de negocios alemanes suelen ser bastante francos y directos, por lo que les gusta ir al grano. Hay incluso guías que indican que ellos tienen un leve complejo de superioridad. Cualquier acuerdo o promesa verbal tiene mucho valor pues son personas de palabra. Las negociaciones para ellos son muy serias por lo que no suele ser bienvenido un chiste o comentario jocoso en la mayor parte de las ocasiones.
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